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Feuille de route

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Comment préparer, réaliser puis évaluer une École de recherche

Ce document trace des grandes lignes.
Chaque École de recherche CIMPA a ses spécificités. Le Directeur, les Responsables scientifiques (RS) et le secrétariat du CIMPA contribuent à la préparation et au succès de chaque projet.

Notez que dans le cas où les grandes orientations de la feuille de route ne seraient pas remplies, le CIMPA peut envisager de suspendre ou de reporter l’École de recherche.

Ce document considère les points suivants :

  • Préparation du projet
  • Avant l’École de recherche
  • Pendant
  • Après.

Les Écoles de recherche en mathématiques appliquées ou reliés aux applications des mathématiques sont spécialement bienvenues.

Celles dans les zones les plus déshéritées mathématiquement ou économiquement sont prioritaires.

Il est préférable qu’une École de recherche ne coïncide pas avec une conférence.

Le CIMPA tient à assurer autant que possible la sûreté et la sécurité des participants à ses Ecoles de recherche. Le Bureau et le Directeur consultent régulièrement les sites web des Ministères des affaires étrangères de la France, de l’Espagne, de la Norvège et de la Suisse. Nos programmes sont arrêtés plus d’un an en avance ; à ce moment-là il est peu raisonnable de faire intervenir la sûreté et la sécurité dans nos décisions, sauf dans des cas exceptionnels. En effet, les conditions peuvent s’améliorer.

Cette question a été considérée au Conseil d’orientation et de pilotage. Lorsque les consignes ministérielles sont formellement négatives sur les sites web six mois avant la date d’une école, le Bureau prendra la décision de l’annuler. Nous comprenons que beaucoup de préparation aura été réalisé et que nos collègues auront déjà investi du travail et du temps. Toutefois nous ne pouvons pas aller contre les consignes de ces ministères. L’alternative d’une annulation à la dernière minute serait une procédure bien pire, nous faisons de notre mieux pour l’éviter.

PREPARATION DU PROJET

Le Conseil scientifique donne d’abord un avis sur un projet. Ensuite le Conseil d’orientation et de pilotage décide.

Objectifs

  1. Une École de recherche CIMPA est destinée en priorité aux jeunes mathématiciens (généralement de moins de 38 ans ou ayant une thèse récente) du pays où elle se tient, et à ceux des pays voisins. Le niveau est pré-doc ou post-doc. Les femmes sont spécialement encouragées à participer à tous les niveaux.
  2. Elle se tient de préférence dans un lieu où les mathématiques sont en voie de développement, de façon à favoriser la structuration des mathématiques à cet endroit et à intéresser les jeunes sur place ou à proximité.
  3. Le sujet de l’École de recherche doit correspondre à un travail local préalable. Il doit avoir un développement prévisible dans la région.
  4. Une École de recherche CIMPA est une formation par et pour la recherche. Un lien avec des activités d’enseignement ou de recherche dans la région où se tient l’école est souhaitable.
  5. Elle vise à développer les échanges et les liens entre tous les participants.
  6. Tout mathématicien de tout pays pourra demander à participer.
  7. Après chaque École de recherche, une production scientifique sous forme de notes de cours déposées sur internet de façon pérenne est bienvenue. Une édition papier par un éditeur est possible.
  8. Un site web de l’École de recherche est indispensable, tenu par les organisateurs. . Il doit préciser la langue dans laquelle sera réalisé chaque cours.

Déroulement

  1. Un projet doit être prévu environ deux ans à l’avance. Il est possible de déposer un pré-projet entre le 1er mars et et le 15 juin d’une année X. Un projet définitif doit être déposé avant le 1er octobre de l’année X, puis il est étudié par le CS et le Conseil d’orientation et de pilotage (COP). Le résultat est connu au début de l’année X+1, l’École de recherche se tient pendant l’année X+2.
  2. Chaque École de recherche a deux responsables scientifiques principaux, un local et l’autre d’un Etat participant au CIMPA (France, Espagne, Norvège ou Suisse). Ils peuvent constituer une équipe autour d’eux comprenant par exemple des initiateurs du projet d’autres États. Les deux responsables principaux participent à l’École de recherche du début à la fin. Ils sont les interlocuteurs du CIMPA. Ces deux responsables principaux ne doivent pas être membres de l’Equipe de direction, du Bureau ou du Conseil scientifique du CIMPA. Il est encouragé de prendre en compte l’équilibre des sexes parmi les organisateurs.
  3. Une École de recherche dure deux semaines ou 10 jours. D’habitude les mercredi après-midi sont libres. Il n’y a pas d’activité scientifique programmée pendant la fin de semaine pour favoriser les échanges, la réflexion, l’étude et pour se reposer. Il est nécessaire que chaque journée comporte au plus 6 heures d’activités. Le nombre de cours est obligatoirement compris entre 4 et 6. Chaque exposé est d’une durée de 45 à 50 minutes ou ne pas dépasser une heure. Des séances d’exercices ou de questions sont organisées.
  4. Au moins 3/4 du temps est réservé à des cours et à des séances d’exercices pour les jeunes mathématiciens.
  5. Des exposés de niveau plus élevé peuvent avoir lieu, que les jeunes mathématiciens pourront suivre. Une École de recherche n’est pas une conférence.
  6. Les considérations scientifiques et pédagogiques devraient l’emporter lors de la sélection des conférenciers qui doivent être des mathématiciens confirmés. Le CIMPA encourage autant que possible le choix d’enseignants de la région où se tiendra l’école. La prise en compte de l’équilibre des sexes est également fortement encouragée. Si cela représentait une difficulté le Comité EMS/EWM scientifique peut être consulté : http://www.euro-math-soc.eu/comm-women.html
  7. Les conférenciers doivent rester autant que possible pendant toute la durée de l’école de recherche, afin d’échanger et de tisser des réseaux. Ils préparent un résumé du cours, proposent des références et peuvent rédiger ou faire rédiger une rédaction de leur cours après l’École de recherche, sous leur responsabilité.
  8. Le Comité scientifique considère tous les aspects scientifiques impliqués dans le projet ; il est de sa responsabilité d’assurer l’équilibre entre les sexes. Il doit être proactif et doit approuver le projet avant de l’envoyer au CIMPA.

Budget

  1. Une École de recherche est destinée à promouvoir le développement des mathématiques, les conférenciers ne sont donc pas rémunérés. Ils peuvent demander (avec l’appui du CIMPA) à ce que leur cours soit comptabilisé dans leur service d’enseignement dans leur institution d’origine, sans que cela puisse être garanti.
  2. Les responsables d’une École de recherche du CIMPA doivent chercher à s’assurer des financements diversifiés : organismes internationaux (ICTP, UMI, AUF, ambassades, ...) et locaux (organismes locaux, entreprises, ...).
  3. Les responsables prévoient un budget (ressources et dépenses). Ils indiquent si les moyens sont sollicités ou confirmés.
  4. Ils recherchent en particulier des financements pour les voyages et séjours des conférenciers (organismes des conférenciers, ambassades, organismes locaux, entreprises …).
  5. Le CIMPA, son Directeur ou son représentant (souvent un RS du CIMPA) pourront aider à l’obtention de ces financements, en coordination avec les responsables de l’École de recherche.
  6. La participation financière du CIMPA intervient lorsque tous les autres moyens sont épuisés.
  7. Au moins 2/3 du financement CIMPA est destiné aux voyages des jeunes de la région et éventuellement à financer leur séjour (en moyenne 15 et au moins 5, rarement près de 40), il est préférable que leurs séjours soient pris en charge localement. Si cela s’avère indispensable le CIMPA peut financer partiellement quelques conférenciers de préférence de pays proches, de pays participant au CIMPA ou de pays européens (environ 1/3 de l’apport CIMPA). Des conférenciers de pays en développement éloignés peuvent aussi être soutenus. Les frais pour les participants du pays sont normalement pris en charge par des ressources locales.
  8. Typiquement le financement CIMPA est au plus 1/3 du budget consolidé total prévisible, qui comporte les billets et séjours payés directement par d’autres organismes. Pour des cas particuliers la participation du CIMPA peut varier entre 20% et 50% du budget total.
  9. Il varie entre 8K€ à 12K€, selon les besoins des écoles de recherche et le budget annuel du CIMPA.
  10. Les droits d’inscription sont perçus uniquement par le CIMPA auprès des participants (hors conférenciers) provenant d’autres pays que celui où se tient l’École de recherche. Ils contribuent au financement par le CIMPA de toutes les Écoles de recherche. Les participants des pays en développement peuvent demander à en être exemptés- leur demande sera automatiquement acceptée. D’autres demandes d’exemption seront étudiées au cas par cas. Les participants du pays où se tient l’École de recherche ne doivent payer aucun droit d’inscription, ni au CIMPA ni aux organisateurs. Si l’École de recherche a besoin d’une trésorerie avant son commencement les organisateurs peuvent s’adresser au CIMPA.

Lieu

  1. Une unité de lieu est fortement recommandée pour les exposés, les repas et l’hébergement. De préférence tous les repas sont pris en commun, du moins ceux à midi.
  2. Le lieu est simple et adéquat pour les exposés. Les écoles de recherche du CIMPA n’ont pas lieu dans des environnements luxueux.
  3. La documentation bibliographique des cours est disponible sur place.
  4. Le lieu favorise les échanges, les discussions et les séances de travail informelles.
  5. Une excursion-promenade, par exemple les mercredi après-midi, peut être organisée. Une participation financière peut être demandée.

AVANT

  1. Lorsque le Conseil scientifique et le Conseil d’orientation et de pilotage du CIMPA approuvent le projet, les responsables scientifiques de l’École de recherche et leur Directeur ou son représentant (en général un RS) se mettent en rapport.
  2. Les responsables scientifiques de l’École de recherche mettent en place un site web qu’ils gèrent. Ce site est l’épine dorsale de la rencontre, avant, pendant et après celle-ci.
  3. Si nécessaire, le CIMPA peut aider à l’élaboration du site ou à obtenir un hébergement.
  4. Le CIMPA établit une page concernant l’École de recherche et un lien vers ce site. Trois mois après la fin de l’école, une copie complète et permanente du site sera enregistrée sur le site du CIMPA.
  5. La participation et l’inscription des mathématiciens locaux sont gérés sur place par les organisateurs.
  6. Les autres demandes de participation et de financement sont faites via le CIMPA.
  7. Deux mois avant le début de l’École de recherche, les deux responsables scientifiques et le CIMPA sélectionnent les participants acceptés, puis les jeunes mathématiciens qui seront financés par le CIMPA. Un montant maximum de frais de voyage est fixé pour chacun.
  8. La sélection est réalisée d’abord en fonction de la qualité des candidats ainsi que leur adéquation au sujet et au niveau prévu. Les lettres de recommandations et la lettre de motivation sont aussi des éléments importants. Les candidats financés par le CIMPA ont généralement moins de 38 ans ou une thèse récente. Ils doivent résider dans des pays proches à celle où se tient l’Ecole de recherche, sauf pour ceux d’Afrique Subsaharienne pour lesquels un effort spécifique peut être réalisé en fonction de la pertinence des dossiers.
  9. Ils étudient la participation éventuelle du CIMPA aux frais des conférenciers.
  10. Les personnes financées par le CIMPA achètent elles-mêmes leur billet, elles seront remboursées au coût réel sans dépasser le montant maximum attribué. L’achat du billet par d’autres biais peut être étudiée à la demande des participants
  11. Le cas échéant les personnes financées par le CIMPA doivent obtenir un visa par eux-mêmes, les frais pouvant leur être remboursés. C’est aussi l’entière responsabilité de chaque participant d’avoir une assurance santé ou rapatriement, non payée par le CIMPA.

PENDANT

  1. Le Directeur du CIMPA ou un collègue le représentant (un RS du CIMPA le plus souvent) assiste à l’École de recherche. Le voyage de ce mathématicien est financé par le CIMPA en dehors du budget de l’école. Son séjour est pris en charge par des ressources locales de l’École de recherche.
  2. Il présente le CIMPA et s’assure que l’École de recherche se déroule en accord avec la mission du CIMPA, en particulier vers les jeunes. Il intervient si nécessaire.
  3. Il établit les contacts avec les autorités locales, contribue à la réflexion sur l’évolution future des mathématiques, en formation et en recherche.
  4. Il s’assure que le budget complet de l’École de recherche est en accord avec les prévisions.
  5. Il a la responsabilité de rembourser les participants selon les prévisions, il obtient une copie de leur passeport, fait renseigner et signer par les participants les reçus fournis par l’administration du CIMPA et conserve toute pièce originale (factures, cartes d’embarquement) justifiant le remboursement. Il les fait parvenir au CIMPA à son retour par courrier recommandé au plus tard UN MOIS après la fin de l’école.
  6. L’apport du CIMPA peut être diminué selon les circonstances, de façon à pouvoir financer d’autres écoles de recherche, par exemple lorsqu’un autre financement de dernière minute est obtenu. Dans certains cas le budget CIMPA peut être augmenté au vu de circonstances exceptionnelles. Cette souplesse est une sorte d’assurance limitée.

APRES

  1. Les responsables scientifiques de l’École de recherche font de leur mieux pour que chaque conférencier de cours rédige (ou fait préparer sous sa responsabilité par des jeunes de l’École de recherche) des notes. Les notes de cours d’une École de recherche CIMPA peuvent être déposées sur "Cours en ligne - archives ouvertes" [CEL-AO] si elles sont complètement rédigées (des notes sommaires en support au cours ne sont pas acceptées). Elles doivent pouvoir être utiles à tous, et pas seulement aux participants. Elles sont déposées sous la responsabilité scientifique de leur auteur et avec l’aide technique du CIMPA (qui ne peut pas se charger de les dactylographier). CEL-AO : http://cel.archives-ouvertes.fr, Collection du CIMPA : http://cel.archives-ouvertes.fr/CIMPA
  2. Ils s’assurent que le site web établit un lien vers ces notes et que la liste finale des participants est à jour.
  3. Deux rapports sont rédigés, l’un par l’organisateur local et l’autre par le représentant scientifique et doivent être transmis au CIMPA au plus tard UN MOIS après la fin de l’école. Chaque rapport considère l’aspect scientifique et l’aspect financier. Ils sont placés sur le site de l’École de recherche.
  4. Le CIMPA doit rendre compte de ses activités ; pour cela une liste complète des participants est indispensable, avec établissement d’origine, adresse email et sexe.
  5. Trois mois après la fin de l’école le site est réputé finalisé, une copie complète est alors hébergée de façon permanente sur le site du CIMPA pour consultation, archivage et évaluation.

Septembre 2015

Feuille de route (format pdf)